반복업무 자동화 과제 정의서

다음 질문으로 후보를 모읍니다. 같은 자료를 여러 화면에 옮기는가? 정해진 형식으로 요약하거나 분류하는가? 초안을 만든 뒤 사람이 반복해서 확인하는가?

후보 기록
업무 이름: [업무]
시작 조건: [메일 도착 / 파일 등록 / 정해진 시점 등]
현재 순서: [단계 1 → 단계 2 → 단계 3]
수행 빈도와 건수: [직접 확인한 값 / 아직 모르면 측정 필요]
주로 막히는 구간: [구체적인 단계]
작게 시험할 구간: [이번 실습에 포함할 한 구간]

첫 실습은 결과를 되돌릴 수 있고 정답을 비교할 자료가 있는 업무로 잡습니다. 실제 처리 시간과 검토 시간을 기록해 개선 가능성을 확인합니다.

입력 정의
자료가 오는 곳: [승인된 폴더 / 양식 등]
자료 형식과 필수 필드: [파일 종류 / 필드]
자료를 사용할 수 있는 범위: [범위]
누락·중복을 판별할 기준: [기준]

결과 정의
최종 결과물: [표 / 문서 / 저장 항목]
필수 항목과 형식: [열 이름 / 분량 / 파일명 규칙]
저장 위치: [테스트 공간]
다음 사용자의 행동: [검토 / 수정 / 승인]

예시: ‘가상의 교육 문의표를 받아 문의 유형과 확인 질문을 표로 정리하고 검토용 폴더에 저장한다.’ 첫 실습의 끝은 초안 저장으로 정하고, 실제 고객에게 보내는 단계는 별도로 정의합니다.

예외 표
조건: [필수 필드 누락 / 읽을 수 없는 파일 / 중복 / 응답 실패]
처리: [건너뛰기 / 제한된 재시도 / 담당자 확인 요청]
알림 받을 역할: [담당자]
남길 기록: [건 식별자 / 오류 종류 / 실행 시각]
재개 조건: [자료 보완 / 담당자 확인]

실습용 예외를 적어도 세 가지 준비합니다. 정상 파일, 빈 값이 있는 파일, 형식이 다른 파일을 각각 실행해 봅니다.

AI가 모르는 값을 만들어서 다음 단계로 진행하지 않도록 ‘판단 불가’ 상태를 정합니다. 반복 실행으로 결과가 중복 저장되거나 같은 알림이 여러 번 나가지 않는지도 확인합니다.

사람의 승인이 필요한 작업을 먼저 나열합니다. 예: 외부 메일 발송, 공유 범위 변경, 원본 데이터 수정, 일정 확정.

승인 단계 양식
작업: [승인이 필요한 행동]
미리 보여줄 정보: [받는 사람 / 내용 / 변경 전후 / 근거]
승인할 역할: [역할]
승인 전 상태: [초안 / 대기]
거절 또는 시간 초과 시: [취소 / 재검토]
승인 기록: [작업 식별자 / 승인자 / 승인 시각]

실습에서는 승인·거절을 각각 실행합니다. 내용을 수정한 뒤 이전 승인이 그대로 적용되지 않는지, 승인이 없을 때 다음 행동이 멈추는지 확인합니다.

검증 표
시험 입력: [정상 / 누락 / 중복 / 권한 없음 / 도구 오류]
기대 결과: [저장할 값 또는 멈출 상태]
실제 결과: [관찰한 결과]
판정: [통과 / 수정 필요]
수정 내용과 재시험: [기록]

실습 완료 기준
[ ] 정상 자료의 결과를 사람이 만든 예시와 비교했습니다.
[ ] 누락과 오류가 조용히 넘어가지 않고 표시됩니다.
[ ] 같은 입력을 다시 처리했을 때 중복 처리 기준대로 동작합니다.
[ ] 승인이 없으면 변경 작업이 실행되지 않습니다.
[ ] 중단·재시작·원상 복구 방법과 담당자가 정해져 있습니다.

효과 기록은 직접 관찰한 처리 시간, 검토 시간, 수정 건수로 남깁니다. 측정하지 않은 절감률은 과제의 성과로 적지 않습니다.